Privacy-beleid JOL Hoefplan
JOL Hoefplan verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacy statement
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door JOL Hoefplan via het inschrijfsysteem. Het privacy statement is terug te vinden op www.jolalkmaar.nl
Deelnameregistratie
De registratie voor deelname verloopt via www.jolhoefplan.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De gegevensbeheerder en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra de inschrijving gesloten is, worden de gegevens geregistreerd in een database op twee computers (de computer van de gegevensbeheerder en een kopie op de JOL Hoefplan-computer) en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver binnen een jaar verwijderd. De gegevens op de computer van de gegevensbeheerder worden hergebruikt indien binnen een jaar na de JOL opnieuw aan de JOL wordt deelgenomen.
Inschrijfformulieren
JOL Hoefplan hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om de ouders in te lichten of een arts te bezoeken. Ook is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de kinderen beschikt over informatie over de gezondheid van het kind. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een hardcopy inschrijfformulier en een computer met de database die vanuit de inschrijving is gegenereerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam. Het papieren formulier wordt uiterlijk 1 jaar na afloop van de JOL vernietigd. De digitale gegevens worden bewaard conform voorgaande paragraaf over deelnameregistratie.
Gebruik van gegevens tijdens de JOL
De persoonsgegevens van deelnemers en vrijwilligers staan opgeslagen op een computer op het JOL terrein en op papier in een map.
De computer staat in een tent waar alleen vrijwilligers mogen komen. De database met gegevens op de JOL-computer is beveiligd met een wachtwoord en alleen vrijwilligers die toestemming hebben van de projectleider hebben toegang op deze computer.
De map met persoonsgegeven van de ingeschreven kinderen en hun ouders/verzorgers bevindt zich in dezelfde tent als de JOL computer en is alleen tijdens de JOL-uren dat de kinderen aanwezig zijn op het terrein raadpleegbaar door de vrijwilligers.
Relevante gezondheidsinformatie
JOL Hoefplan mag bijzondere persoonsgegevens zoals allergieën en relevant medicijngebruik niet zomaar registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij deelname op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. Indien gewenst kan de betreffende informatie eerder worden verwijderd uit de database en het papieren inschrijfformulier eerder worden vernietigd. Dit gebeurt altijd binnen een maand na aanvraag.
Beeldmateriaal
JOL Hoefplan maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van JOL Hoefplan en als herinnering. Bij deelnameregistratie verleent u toestemming voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende kind. Indien bezwaar gemaakt wordt na publicatie, zullen foto’s en video’s direct digitaal verwijderd worden.
Communicatie
Het privacybeleid van JOL Hoefplan is terug te vinden via www.jolhoefplan.nl en op te vragen via het secretariaat op info@jolhoefplan.nl. Het privacybeleid van de SVA, de stichting waar JOL Hoefplan bij aangesloten is, is te vinden op www.jolalkmaar.nl en op te vragen bij secretariaat@jolalkmaar.nl
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek dient dit gemeld te worden bij info@jolhoefplan.nl en indien hier geen actie op ondernomen wordt, bij secretariaat@jolhoefplan.nl. Na melding van een datalek heeft JOL Hoefplan een informatieplicht die voorschrijft dat deelnemers (vrijwilligers, ouder/verzorgers van kinderen) worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een deelnemer een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert JOL Hoefplan binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via info@jolhoefplan.nl.